電話のマナー!かけ方・ビジネス編・差別化できる4つの基本ルール!

 

「電話の正しいかけ方を知っていますか?」

 

ご存知の通り最近はスマホで通話をする人がほとんどですが、やはり「ビジネスの世界」では未だに従来の電話が重要なアイテムとして活躍しています。

 

そんなことで、意外と若い人などは「電話のかけ方がよくわからない?」という方も多いのではないでしょうか。また「正しい電話のかけ方の基本」が出来ている人は有能であると判断されやすく「会社での出世」にも大きく影響してきます。

 

ここでもう一度改めて「電話のかけ方の基本ルール」を頭に叩きこんでくださいね。

 

「電話のかけ方」の基本とは?

電話は原則として、かけた方が「下手」になります。

 

■・・・電話をかける前に用件を書き出しておく。
(電話は顔が見えないだけに、きちんとした電話対応は評価を上げる。)
仕事の用件の時は、必要書類などを手元にそろえておくこと。

 

■・・・相手が出たら自分の名前(会社名と名前)を名のる。
「〇〇会社の〇〇と申します。△△課の〇〇さんはいらっしゃいますか?」
特に話はじめが大事です。
最初にいう言葉を決めておいて、ゆっくり・はっきりと話してみる。

 

■・・・電話の相手が今話せる状況なのかを確認する。「今、よろしいですか?」
「いま、お電話よろしいでしょうか?」の一言が相手に好印象を与えます。

 

■・・・相手が電話に出られない時は
再度こちらからかけ直すことを取り次ぎの人に伝える。
(相手にかけてくれるように催促はしないこと。)

 

■・・・相手が不在の時は、取り次ぎの人に伝言を依頼する。
相手がいつ戻るのかを聞いて「それでは◯時過ぎにかけ直します」と
伝えてメモのお願いをするといいでしょう。
「恐れ入りますがご伝言をお願いしたいのですが、よろしいでしょうか?」

 

■・・・もし電話が15分以上の長電話になってしまった時は「つい、長電話になってしまい申し訳ございません」といっておくと得点アップですよ。

 

また話が長引きそうだったら、「少々電話が長くなりそうですがよろしいでしょうか?」
という思いやりも必要です。

 

■・・・電話は基本的にはかけた方が先に切ります。その時に「ガチャン」と受話器を置くと、相手の受ける印象が悪くなってしまうので注意すること。

 

電話をかけてはいけない時間帯とは?
会社→出社してすぐ、退社時間近く、お昼休みは避けましょう。

 

「電話の受け方」の基本とは?

■・・・当然のことながら、電話が鳴ったら出来るだけ早くでる。
「はい、〇〇(会社名・所属・名前)でございます。」

 

■・・・呼び出し音が5回以上鳴ったら「お待たせいたしました。」とお詫びする。

 

■・・・まずはかかってきた人の用件を聞き、自分の用件は後回しにする。

 

■・・・相手が怒って電話をしてきた時などは、電話だけで片付けようとしないで「是非お目にかかってお話をさせていただきたい」旨を強調すること。(じっさいに会えば上手くいくケースが多いです。)

 

■・・・相手が電話を切るまでは受話器を置かないこと。

 

会社に私用電話がかかってきた時の対応
ペラペラと長電話は禁物です。簡単に用件を聞いて緊急の場合をのぞいて、昼休みか休憩時間に外からかけ直すこと。

「電話の取り次ぎ」の基本とは?

 

■・・・かかってきた人と取り次ぐ人の名前を正確に聞き取ること。
相手の名前を良く聞き取れなっかった時は
「恐れ入りますがお名前をもう一度いただけますか」と丁重にお願いすること。

 

■・・・取り次ぐのに時間がかかりそうな時は、その旨をことわり
「こちらからかけ直すようにするか」相手に指示を仰ぐなどしてフォローすること。

 

■・・・取り次ぐ人が不在の時は「相手の名前・電話番号・用件など」を
キチンとメモしておくこと。

 

本人が不在の時は、どこに行っているのかを伝えてはいけません。
ちなみに「不在の理由」は「席を外している・外出している・休暇・出張」の4つです。

「伝言を聞く時」の基本とは?

 

■・・・伝え間違いがないように聞き終わったら、必ず復唱して確認すること。
(きちんと確認をすることで相手にも信頼感を与えます。)

 

■・・・数字や固有名詞などを間違えないようにすること。
一番大事なことなのでわかりにくかった時は再確認をすること。
ここを適当に伝えてしまうとあとで大きなマイナスになってしまう可能性もある。

 

■・・・メモに残す時には

「誰からの電話なのか?」
「誰あてなのか?」
「何時に受けたのか?」
「誰が受けたのか?」などを分かりやすく箇条書きにしておくこと。

 

 

まとめ

 

スマホ全盛時代ではありますが企業においては、さまざまなマーケティングや営業活動において「電話」はますますその「戦略的価値」が高まってきていると感じています。

今回の記事では

電話のかけ方の基本

電話の受け方の基本

電話の取り次ぎの基本

伝言を聞く時の基本

以上4つの基本ルールについて、詳しく説明をしました。

 

これらの基本ルールをしっかりと守って「会社の電話対応のプロ」としてますます輝いていただきたいと思っています。

 

こちらの記事も、是非ご覧ください。

「職場のマナー・モラルとは?」あいさつが大事です。

 

最後まで、お読みいただきありがとうございます!